Говорят, что универсальные устройства проигрывают специализированным: дескать, «тяни-толкай» не способен нормально выполнить ни одну из функций. И указывают на первые модели сотовых телефонов с фотокамерами, FM-приемниками и диктофонами. Ну да, мелкие зашумленные снимки, плохой прием радио, куцые возможности по записи звука... Оппоненты в ответ показывают пальцем на современные телефонные аппараты и смартфоны, где все уже более-менее нормально, и даже камера прилично снимает при ярком солнечном свете. И спор этот уже приобрел некий идеологический, чуть ли не религиозный характер. Подобная судьба преследует и героев нашей статьи: офисные многофункциональные устройства, именуемые в народе комбайнами. Такое гордое имя труженики бумажных полей (а также текста, картинок и «печати без полей») заслужили потому, что объединили под своей крышкой принтер, копировальный аппарат, сканер и иногда факс.

Первые образцы многофункциональных устройств (МФУ) имели довольно много недостатков, но со временем производители технологию обкатали, аппараты усовершенствовали, и теперь можно судить их без скидок на «малолетство».
Сегодня МФУ выпускают практически все производители множительной техники: Canon, Hewlett-Packard, Konica Minolta, Ricoh, Samsung, Sharp, Xerox...
И явных лидеров или аутсайдеров среди них не видно: среднее качество продукции уже достаточно высоко у всех вендоров. Многофункциональные устройства нашли себе место во многих офисах. Дать универсальный рецепт, кому они подходят, а кому нет, тяжело. Например, фирма арендует офисное помещение. Стоимость аренды высока, поэтому руководитель может решить, что выгоднее отдать оргтехнике половину квадратного метра вместо двух-трех, то есть установить одно МФУ вместо принтера, копира, сканера и факса, пожирающих пространство. Если требования к печати позволяют использовать комбайн (подробнее этот вопрос рассмотрим ниже), аргумента экономии пространства будет достаточно.

Классифицировать МФУ можно по-разному. Самый простой вариант — поделить их на лазерные и струйные. Струйные дешевы при покупке, лучше печатают картинки, но обходятся дороже в эксплуатации за счет расходных материалов. Поэтому предназначены они в основном для так называемого сегмента SOHO (Small Office, Home Office) с небольшим объемом печати. С лазерными разобраться несколько сложнее: они различаются по производительности, формату, цветности и количеству опций. В общем, остальная часть статьи будет посвящена тому, как правильно выбрать лазерный комбайн для своего офиса. Мы ответим на вопросы, которые задает грамотный продавец оргтехники своему клиенту: какие нужны функции, формат, цветность и объем печати.

Во-первых, определяемся с набором функций, форматом и цветностью. Как правило, в современных МФУ объединены копир и принтер: один и тот же механизм используется для двух задач. Сверху на них навешивается сканер, который тут же может вывести отсканированный документ на печать. Это тот минимум работ, который нужно выполнять в каждом офисе.

Комбайн может быть дополнен факсимильным аппаратом. Обычно это опция, можно купить понравившуюся модель и без факса, если он не нужен. А если нужен, стоит обратить внимание на МФУ, в которых факс оснащен параллельной телефонной трубкой: так легче работать. Сетевая печать удобна в больших офисах, она позволяет дистанционно администрировать и контролировать комбайн, вплоть до контроля загрузки тонера и количества бумаги в лотках.

Более серьезные аппараты комплектуются жестким диском. Он позволяет сохранять задания, шрифты, а также используется при режиме «конфиденциальной печати» (распечатка только после ввода пароля). Со стороны «хвоста» к аппарату иногда пристегивают финишер. С его помощью сортируют копии по разным лоткам, сшивают их степлером, брошюруют и т.п., в зависимости от типа финишера.

Один из важнейших плюсов МФУ — модульность конструкции. Клиент, выбирая себе аппарат, может взять сначала минимальный набор функций с тем, чтобы впоследствии его расширить за счет подключения дополнительных лотков для бумаги, автоподатчика. сетевой карты, финишера и других опций, предусмотренных для данной модели. Естественно, надо хорошо себе представлять, какие опции вам понадобятся в будущем, и какое устройство позволяет их реализовать. А насчет доступности деталей в будущем можно не волноваться: хотя линейки продуктов обновляются довольно часто, большинство вендоров продолжает выпускать запчасти для снятых с производства моделей еще несколько лет.

Формат и цветность.
С этим проще всего. Обычно в офисах трудятся аппараты форматов А4 и A3. Если нужно больше, то берутся широкоформатные плоттеры.

Цвет — отдельная тема, выходящая за рамки этой статьи. Коротко можно сказать, что цветные лазерные МФУ есть, и они неплохо себя зарекомендовали. Так что если фирма в своем корпоративном стиле использует цветные бланки документов, печатает много графиков и диаграмм, или цветная печать требуется для других целей, подходящий комбайн подобрать можно. Единственное, чего не стоит от него ожидать, это выполнения полиграфических функций за умеренную цену. Например, печать буклетов требует двусторонней печати, не допускающей перекоса листа при перевороте, а печать визиток — поддержки аппаратом очень плотной бумаги. В принципе можно попросить у продавца образцы цветной печати. Только учтите, что эти образцы обычно печатаются на фирменной бумаге. Результат, полученный на дешевом «пипифаксе», может несколько разочаровать.

Оцениваем объем печати, с которым предстоит справляться комбайну. Самый простой случай — приобретение МФУ на замену или в помощь существующим копиру и принтеру. Число копий прикинуть несложно с точностью хотя бы до одной-двух пачек бумаги в самый напряженный месяц (сдача квартальных или годовых отчетов и т.п.).

Еще, пожалуй, следует представить, какая нагрузка ляжет на МФУ в случае поломки других аппаратов, и скорректировать требования к объему печати в большую сторону.
Если комбайн покупается в новый офис, где еще не накоплена статистика печати, имеет смысл потратить время с пользой, подсчитывая количество печатных копий, с которыми аппарату придется справляться через год-полтора-два (про развитие бизнеса не забываем). Точность до 1-2 тыс. копий вполне приемлема.

До покупки МФУ важно рассчитать себестоимость печати, чтобы оценить, насколько дорогим или дешевым окажется эксплуатация устройства. Основной метод расчета учитывает только стоимость и ресурс основных расходных материалов. Как правило, это тонер и фотобарабан для переноса изображения (Drum Unit). Их ресурсы рассчитываются производителями исходя из 5% заполнения площади документа текстом (соответствует, например, обычному платежному поручению). Приобретаемый аппарат, как правило, уже имеет установленный фотобарабан. Поэтому расчетная стоимость отпечатка первое время будет равна стоимости тонера + стоимость бумаги (исходя из ресурса тонера)/ресурс тонера. В последующем, после замены фотобарабана, стоимость отпечатка увеличится. Она будет равна стоимости фотобарабана + совокупная стоимость тонера, который расчетно израсходуется за срок службы барабана + совокупная стоимость бумаги (исходя из ресурса фотобарабана)/ресурс фотобарабана. Следует уточнить, что аппараты некоторых брендов используют двухкомпонентный тонер. Тогда, рассчитывая себестоимость печати, нужно также учесть стоимость и ресурс девелопера. В большинстве случаев у таких аппаратов себестоимость отпечатков будет выше. Следует сказать, что со временем стоимость отпечатка у любого аппарата имеет тенденцию к увеличению. Это зависит от того, как часто в нем будут требовать замены ресурсные детали (каков их ресурс), насколько эти замены будут производиться быстро и профессионально, как часто будет необходим ремонт аппарата и, опять же. как быстро и профессионально он будет выполнен. Это основные факторы, определяющие стоимость владения аппаратом.

Долгожительство офисного комбайна на самом деле не является критическим показателем для него. Нельзя назвать сверхудачные или откровенно провальные модели МФУ. На рынок поступают аппараты примерно одинакового качества. Есть отдельные недостатки у некоторых моделей, но главная причина ранних поломок — легкомысленное отношение владельцев. При соответствии реальной и расчетной нагрузки, своевременном обслуживании и использовании качественных материалов для печати МФУ запросто отработает 2-3 года. Может и больше, но сейчас они настолько подешевели, что клиенты предпочитают покупать новые аппараты, не дожидаясь, пока старые встанут.